CHECK・ACTIONは問題に対して問いを立てる

この記事では、PDCAサイクル上で発生した「問題に対する問いを立てる」についてお伝えします。

PDCAサイクルの全体のポイントについてはこちらになります。

問題に対して7つの問いかけをする

何か問題が起こったときには以下の質問をするのが重要です。

  1. 「何」が問題になっているのか?
  2. 「いつ」問題が発生したのか?
  3. 「どこ」で問題が発生したのか?
  4. 「誰」が問題を発生させたのか?
  5. 「どのように」問題が起きたのか?
  6. 「傾向」はあるのか?
  7. 「予測」はつかなかったのか?

まずは傾向をおさえる

人生の中で問題は色々と起こりますが、ただ漠然と考えているだでは問題の本質は見えてきません。
問題の本質(何が問題なのか?)を掴むために、まずは上記の1~5の質問をします。

例えば、Aさんが仕事で問題を起こしたとします。

Aさんが関わる仕事でトラブルが多いなとなれば、Aさんに問題があるのか?
あの仕事をしているとトラブルが多いなとなれば、その仕事に問題があるのか?
ある特定の時間にトラブルが多いとなれば、時間に問題があるのか?
あの場所でトラブルが多いとなれば、場所に問題があるのか?

などのように1つ1つ問いを立てて答えていきます。

予測がつくことに対処する

このように1~5の問いかけをしていくことで、問題の傾向が見えてきます。
つまり、6の「傾向はあるのか?」を確認できます。

そして、傾向が見えてしまえば、実際にトラブルが起こる前に予測がつくようになります。
トラブルに対して予測をする場合に、どんな傾向があるかがわかっていないで対処をすると
的外れな対応をしてしまうことになります。

上記の例でいうと、Aさんに問題があるとわかっているのに、仕事の内容を変えたり、
仕事の内容に問題があるのに場所を変えたりしても問題解決にはなりません。

まとめると、傾向がわかれば予測がついて、予測がつけばそれを次の計画に反映することで問題を未然に防げるようになります。

何か計画を立てる際に、「あまり起きない問題」とか「ほどんど起きない問題」に目を向けるよりも
「頻繁に起こる」とか「ときどき発生する」という問題に目を向けたほうが効果的です。

実のところ、私たちがよく起こすトラブルのうちの90%は「予測ができたこと」です。

トラブルを未然に防ぐ&代替案を用意する

例えば、「道路を法定速度内で走っていて事故を実際に起こすこと」はほとんどありません。
「こんな速度で走っていたら危ないかもな」と思っているのに速度超過で走るから、
事故を起こしてしまったり、警察に注意されたりするのです。

問題を考えてみるときに、「想像がついていなかったのか?」と聞かれたら、だいたいのことは
想定がついていたことのはずです。

問題が実際に起こる回数が少ないことよりも、圧倒的に多いことに目を向けて、想像のつく問題に対処したほうがいいということです。

警察が速度超過やシートベルトの着用の取り締まりをするのも、「その場所で違反や事故が起こることが多い」ということが過去の傾向から予測がついているので、事前に防ぐ策として取り締まりを強化しているのです。

注意するポイントとしては「想像がついていたことに対して、希望的観測をしてしまっていませんでしたか?」
ということになります。

もし入っているのだとしたら、それは「甘え」が原因です。人生や仕事において、こういった甘えはよくありません。

甘えをなくして「予測がつく問題を未然に防ぐ最大の努力をして」、さらに「それでも問題が起きたときの代替案を用意する」ということが大切です。

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