CHECK・ACTIONの問題発見のポイント

PDCAサイクル

この記事では、PDCAサイクルを回すうえでの「問題発見のポイント」についてお伝えします。

PDCAサイクルの全体のポイントについてはこちらになります。

問題発見のポイント

何か問題が発生したときに人は慌てて、「問題が発生→で何をする?」と焦って考えてしまいがちです。そうではなくて、以下の1から5のように対応できると問題をうまく発見できるようになります。

1.目標や目的がわかっていたか?

まずは、そもそも何をしたかったかを確認するということです。つまり原点に戻って考えるということです。目標や目的は、「何をどのように達成したいと考えるか」ということになります。問題が発生したときに「何をどのように達成する」かが明確になっていたかを確認します。

人が何かを始める場合には「目標・目的がある」はずですが、改めて確認をしてみると「目標や目的がはっきりしないまま”作業”だけが残ってしまっている仕事」もたくさんあるのではないでしょうか?

実際、私が企業で勤めていたときにも前任者からずっと引き継がれてきてはいたが、今はやる必要がない”作業”だけが残っているものがありました。

特に誰かの依頼を受けて仕事をしている場合には多いかもしれません。一度確認してみると良いかもしれないですね。

2.方法に間違いがなかったか?

計画を立て実行に移しました。ここで、本当に計画通りに実行したかを確認しましょう。

例えば、今度資格の試験があるとして、試験までの勉強スケジュールを細かく立てました。「何時から何時まではこれをして、そのあとはこれをしよう!」。しかし、よくあることですが、計画をきちんと立てられたことに満足して思わず寝てしまいました。

この場合は、計画を立てるまでは良かったのですが、その計画通りに進められてないので意味がありません。計画を立てたことで、「勉強した気になっている」だけの状態になっています。

これでは、計画通りに計画が実行できていないので上手くいくはずがありません。
やるべきことをきちんとやれているか確認しましょう!!

3.現状がきちんと整理されているか?

問題が発生したときに、「どこが、どういうメカニズムで良い結果が得られていないのか」きちんと確認をする必要があります。

ビジネスなどの現場でも「現状が整理されないまま進んでいってしまう」ということがよくあります。ここで注意しておきたいのは、「一見整理されているように見える状態」が一番まずいということです。そして、本当に最悪なのは「整理されていないことに誰も気づける人がいない」場合です。

私自身もリーダーになりたての頃は、何度もこの「一見整理されているように見える状態」によってその後の判断ミスをしたことがあります。

特に「ベテランメンバー」や「普段の仕事がしっかりしているメンバー」の報告は、「普段がしっかりしているから、今回は正しく整理されているだろう」と判断してしまいがちです。

こういった場合でも、冷静に現状がどうなっているか?を確認できることがとても重要なポイントとなります。

4.原因はわかっているか?

問題が発生したときに、なぜそうなったかわかっていますか?
上記の勉強の例でいうと「やるべきことをやらなかったのはなぜか?」を確認するということです。

その原因としては、「”甘さ”や”意志の弱さ”」が考えられます。

ありがちな報告についてみてみましょう。

「適当にやってしまった」→なぜ、適当にやったのですか?
「報告をしなかった」→なぜ、報告をしなかったのですか?
「このくらいは問題ないと思った」→なぜ、そう判断したのですか?

これらは、すべて「物事を甘く考えている」というのが原因になっています。

「甘えているのが原因」というのは、誰もが目を背けたいところですよね。
私自身もこの「甘えているのが原因」というところは、ずっと目を背けて通っていました。

何か問題を起こしてしまったときに、なんとなく「あっ、もう少しきちんと考えるべきだった」と気付いていることは多いのではないでしょうか。

でも、それを「私が甘えていたのが原因です」と言い切るのは、とても勇気がいるし実際には難しいことだと思います。

ただ、人生を変えるときには、「私が甘えていたのが原因です」と言えるようになると色々と状況が一変します。
なぜなら、人生で起こることのほとんどの問題が、突き詰めると「甘え」に行きつくからです。

そして、「人は誰でも自分に甘い」という事実があるので、この事実を認めたうえで「”自分の甘さ”に対応ができるようなる」と他の人とは少し違った人生を送れるようになるのです。(念のため付け加えておきますが、「一切甘えを捨てろ!」と言いたいのではありません。「”誰にでも甘えがある”ということを前提に計画しろ!」ということです。)

5.で、どうすればよいのか?

ここまでの1から4を確認してはじめて、「で、どうすればよいか?」ということを考えます。1から4をちゃんと実施していれば、比較的簡単に5はできるはずです。

逆に言うと、5まできた段階で「で、どうすればよいのか?」を思いつかなかったとしたら、「1から4がきちんと実施できていない」か、「そもそもの計画に根本的に問題があった」ということになります。

それに気付けたなら気付けたで計画を変更することが可能となります。1から4をしないで「問題が発生→で何をする?」と考えてしまう場合によくありがちなのは、本当は「問題が発生→計画の中止」と判断しなければならないパターンでも、「問題が発生→で何をする?→これをする→問題が発生」のように負のサイクルにはまってしまうことです。

問題が発生したときは、誰もが冷静な判断をするのが難しくなりますが、負のサイクルから抜け出す手段(この記事の1から5)を身に着けて人生をよりよくしましょうね。

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千葉県鎌ケ谷市生まれ、埼玉県在住。人生をより良くしたいと思っている皆様のサポートをするのが「人生ツアーコンダクター」の使命です。

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